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對于零售企業特別是其采購部門來說，訂貨、補貨是每天都要進行的業務，但是，準確知道什么時候該訂什么貨卻不是一件容易的事情。現在，盡管零售企業都能夠通過信息管理系統實現“自動”的訂貨和補貨流程，但是，是不是手工訂單就可以完全被取代了？計算機系統自動生成的建議訂單是否有足夠的“建議”價值？或者說這些建議訂單的生成依據和理論算法是否科學、是否對每一類商品都同樣適用？這些細節問題都值得開發商與廣大的零售企業一起探討。
訂貨與補貨的概念
這里所說的訂貨是指零售企業向供貨商直接要貨，簡單說就是采購。補貨是指零售企業的門店直接向自己的配送中心或總部要貨，或者稱為配送調撥。補貨基本上屬于企業內部的流程范疇；有的零售企業把補貨工作稱為“向配送中心點菜”，這樣的提法也非常形象。
信息系統對手工訂單的支持
傳統的訂貨和補貨方式是以手工方式為主進行的，大量的信息在傳輸過程中差錯率高，而且效率低下。現實當中，很多時候零售企業的采購工作仍有一些是需要手工來完成的。部分原因是因為某些供貨商的管理水平無法達到超市要求的標準；也有的時候是因為有突發性的需求，像偶然出現大宗批發銷售業務時，也需要超市的采購主管或相關的采購員下達手工訂單通知采購。有些人提出的急提訂單或者急落訂單，都可以說是手工訂單的一些特殊形式。
當然，即使在手工下訂單的情況下，采購業務人員同樣需要信息管理系統給予足夠的參考數據支持；超市的管理內容也要求進行相應的限制，而絕不可能完全脫離開系統。一般采用手工訂單時需要參考的依據有：商品的歷史進價、歷史采購批量、當前庫存以及在途商品量（在途訂單量）等，這些實際數據對采購人員的工作將起到直接的幫助。同樣是手工訂單，對于需要限量控制的商品（比如干貨），應當對采購數量和價格等敏感數值給予嚴格的限制；而對于生鮮商品等則可以在這些方面適當放寬，實行不限量訂單。
從這里我們可以聯系到日配商品的訂貨方式。一般超市對生鮮、冷藏商品都要求勤進快銷，提高此類商品的周轉率，所以這些商品進銷頻繁；而且由于商品本身保質期短，不可能保持過多的庫存量，因此像牛奶、面包一類的商品大多實行每天供貨，即日配。零售企業可以采用永續訂單的方式，自動設定系統每天生成當天的訂單。而由于一個超市每天的收貨量不可能完全相同（如遇到周末、假日等），系統還可以利用不限量訂單的方式，通過一次性批量訂購此類生鮮商品。但按天收貨的方式，使進銷頻繁的生鮮商品的訂貨管理得以簡化。
自動訂貨和補貨的基本內容
目前不少零售企業采用的建議訂單依據，有很多內容是從國外先進的超市管理思想中借鑒來的。分析起來無外乎兩個方面，即庫存方面與銷售方面的參考依據。經營中常用的基本算法自動訂貨和補貨的核心內容其實就是零售企業在經營中采用的基本算法，通過計算機系統來實現這些算法并不困難，但是用什么樣的邏輯值計算自動訂貨（補貨）量最合理，什么樣的算法適合什么種類的商品，則需要細致推敲。
1、庫存警戒線法
這種以“經驗系數”為依據的庫存提示方法仍然沒有脫離人為因素的影響。單純使用手工設定庫存的合理數，嚴格講也并不科學，其實這只能叫做“半自動”訂單，因為它仍然是通過業務人員的經驗和直覺來進行采購決策的，并沒有體現出計算機信息管理的真正價值。
有些系統可以挖掘和利用系統的數據（比如在一個訂貨周期里的綜合銷售數據），對庫存警戒線進行動態的調整，這種算法比簡單的經驗系數法要更有說服力。拿一個單品來舉例，比如某種速凍餃子，我們可以以它在過去一個季度中的平均銷量作為參考，讓系統自動調整庫存警戒線。如果這個單品的平均銷量在這三個月中逐月遞增，就會帶動它相應的庫存警戒線也隨之提高，從而形成了動態設定的庫存警戒系數。因此系統針對該商品的自動訂單采購量也會相應增加。同樣的原理，我們還可以利用商品的同期銷量（比如去年本月的銷售量），以及商品銷售中出現的季節特征作為參考值，來動態地調整庫存警戒線。
總體來講，庫存警戒線是一種以庫存為主要指標的計算方法，具有一定的優越性。但是它也并不是十全十美的，因為很顯然這種方法最適合于庫存數量少、對庫存變化反映敏感的商品，比如大多數的生鮮商品和其他保質期較短的商品，而對某些商品也并不是100%地適用。
2、平均銷量法
這種方法對于那些銷售波動不大的商品，比如干貨、普通的日用百貨商品等比較適用。
3、同期銷售對比法
以銷售數據為依據計算自動訂貨/補貨量，另外一種常用方法就是同期銷售對比法。這種方法描述起來相對比較簡單。比如我們可以按去年夏季空調的銷售狀況來粗略估計今年夏天空調的銷售狀況。
自然，這種方法比較適合于服裝、白色家電等一些季節特征明顯的商品。當然，像時裝一類流行趨勢明顯的商品，同期銷售對比也有一定的缺陷。比如在北京的服裝零售市場上，簡單地用2001年春季的銷售情況來預測2002年春季的情況，恐怕我們無法預測出“唐裝”將會大流行。因此，需要零售工作者對特定零售市場具有豐富的專業知識，以及敏銳的市場洞察力。信息系統提供的建議只是有一定參考價值的數據資源。
商品自動訂單的組合方案
通過對庫存警戒線法、平均銷量法和同期銷售對比法的簡單總結，我們可以發現：一個綜合性的零售企業不可能簡單地選擇哪一種自動訂單的計算方式；根據不同商品的特征將這些算法組合應用才是更科學的方案。不過這同時對零售企業自身的信息管理系統提出了相當高的要求，需要計算機信息系統有與之相適應的功能，能夠幫助企業確認和設定出各類商品自動訂貨/補貨的最佳組合方案。
現在，已有一些商業信息管理系統綜合了以上三種訂貨和補貨的計算方式，可以方便地根據不同部類商品的特點，以不同方式生成建議訂單，更進一步支持了零售企業對自己商品庫存的精細管理。
自動訂貨和補貨的發展趨勢
理想中的自動訂貨和補貨主要有下面幾個基本特征：庫存量、需求量和采購量清晰明了，在企業的整個商品物流管理中全程可控；由于信息的充分共享，可以由供貨商主動提出出貨方案，零售商無需自己每日下訂單；供貨商和零售商對缺貨商品達成自動供貨方案，并且集中供貨；零售商的庫存情況完全向供貨商公開，雙方共同監控產品的銷售狀況；銷售預測、促銷計劃等都由供貨商與零售商一同完成；日常的訂貨和補貨完全自動進行，只是在出現特殊情況時才人為干預。
這時候，自動訂貨和補貨的工作是由供貨商與零售商共同協作完成的，并且能夠對市場情況做出更合理、更準確的前瞻預測，進而對顧客購買行為的細微變化作出快速反映。系統可以提示零售企業的工作人員哪些商品將要斷貨，應當在什么時候訂多少貨，還有哪些商品可能會滯銷等等。系統能夠為缺貨的商品自動生成訂貨單（采購單）或補貨單（配送調撥單），實現商品真正的自動訂貨和補貨。這些功能的真正實現和付諸應用，將有效地幫助管理者實現庫存最小化的理想狀態。（王心意）
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